Classement des dossiers comptables : méthode simple (Maroc)

Le classement des dossiers comptables est la base d'une comptabilité bien tenue. Cette page propose un plan de classement simple en dix dossiers, utilisable aussi bien par un cabinet que par le service comptable d'une PME au Maroc, avec des conseils sur la conservation des pièces.

Classement des dossiers comptables d'une société au Maroc

Le classement des dossiers reste toujours une problématique c'est une opération très important vu les mouvements des documents et les opérations qui se déroulent chaque mois et plutôt chaque jour, ça peut être une miroir de comptable lui même, une bonne organisation égal une bonne gestion des documents, aucune difficulté pour avoir une tel pièce, le cas contraire engendre de perte de temps et plus de stresse.

aucune obligation de classement, chaque personne peut organiser ces dossier de la façon qui le voit simple, de préférence le classement des dossiers être comme suite :

1- Dossier des factures des achats:

organisé par date, chaque sous dossier représente un mois

2- Dossier des factures des ventes :

organisé par date, chaque sous dossier représente un mois

3- Dossier de ou des banques

organisé par banque au cas ou la société a plusieurs compte comme sous dossier 1,

sous dossier2 pour les relevés officiel, et les autre opération dans un autre dossier

4- Dossier déclaration de TVA

5- Dossier déclaration CNSS et AMO

6- Dossier Avis de versement IR et l’État 9421, et autre opération concerne l'IR

7- Dossier Avis de versement IS et la régularisation

8- Les procès Verbaux, surtout le procès verbal ordinaire

9- Bilan

10- Les annexes :

contient les pièces à revoir tel que une facture d'achat en cours de négociation

les lettres de CNSS ou des impôts

les opérations en attente

....

dans tous les cas, l’important c'est d'avoir une bonne organisation, qui facilite les tâches lorsque vous voulez vérifier un tel document.

Pourquoi bien classer ses pièces comptables ?

Un classement rigoureux permet de retrouver une facture ou un relevé en quelques secondes, de justifier chaque écriture lors d'un contrôle fiscal ou d'un audit, et de préparer le bilan de fin d'année beaucoup plus vite. La loi n'impose pas de plan de classement précis : chacun peut adapter l'organisation proposée ci-dessus, à condition qu'elle soit logique, stable d'une année à l'autre et que chaque pièce soit facile à rapprocher de son écriture comptable.

Combien de temps conserver les documents comptables ?

Au Maroc, la loi n° 9-88 relative aux obligations comptables des commerçants (article 22) et le Code général des impôts (article 211) imposent de conserver les documents comptables et les pièces justificatives pendant 10 ans. Ce délai est plus long que la prescription fiscale de droit commun (4 ans) : il ne faut donc pas détruire les archives dès la fin de la période de contrôle.

Conseils pratiques pour un classement efficace

Numérotez chaque pièce (par exemple journal, mois et numéro d'ordre) et reportez ce numéro sur l'écriture comptable.
Utilisez une chemise par mois dans les dossiers achats, ventes et banque.
Classez chaque déclaration (TVA, CNSS, IR, IS) avec son accusé de dépôt SIMPL et l'avis de versement correspondant.
À la clôture, archivez l'exercice dans des boîtes étiquetées (nom de la société et année) et gardez une copie numérisée.

Exemple d'organisation pour un mois

Une facture fournisseur reçue le 12 mars reçoit le numéro HA-03-015 et va dans le dossier « Achats », chemise « Mars ». Son règlement par chèque apparaît sur le relevé bancaire de mars, rangé dans le dossier « Banque ». Le lettrage du compte fournisseur relie les deux pièces : en cas de question, on retrouve immédiatement la facture et la preuve de paiement.